Huishoudelijk reglement

Huishoudelijk Reglement van de vereniging NWDC

Algemeen

Dit reglement is onafscheidelijk aan de statuten van de vereniging Nederlandse Werkgroep van Diëtisten Cardiologie. Het reglement is een uitwerking van de statuten en daaraan ondergeschikt.

Definities

In dit reglement wordt verstaan onder:

• De vereniging: de Vereniging NWDC ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 09189019.
• De statuten: de statuten van de vereniging, zoals vastgelegd in een akte van 21-11-2008 bij notaris Brouwer, Van Ramshorst & Van Swetselaar te Duiven en Westervoort.
• Doel: de in de statuten opgenomen doelstelling van de vereniging.
• Het bestuur: het bestuur van de vereniging als bedoeld in artikel 8 van de Statuten.
• ALV: De algemene ledenvergadering van de vereniging.
• Contributie: de bijdragen van de leden van de vereniging.
• Donaties: alle financiële middelen die de vereniging ontvangt voor de uitvoering van haar doel.
• Projecten: activiteiten in het kader van het realiseren van de doelstellingen van de vereniging.
• Schriftelijk: zowel op papier als email of tekst via de digitale weg wordt hiermee bedoeld.
• Website: www.nwdc.nl.

Artikel 1 Lidmaatschap en contributie

Het boekjaar van de vereniging loopt van 1 januari tot en met 31 december. Het lidmaatschap wordt aangegaan voor onbepaalde tijd tot wederopzegging. Bij het inschrijven gaat het lid akkoord met de Privacyverklaring, waarin beschreven staat hoe de persoonsgegevens van de leden verwerkt en beschermd worden. De Statuten, het Huishoudelijk Reglement en de Privacyverklaring zijn op de website van de vereniging te vinden, opdat elk lid te allen tijde kennis kan nemen van deze documenten.

1a Wie kunnen lid worden
Lid kunnen worden diëtisten met aandachtsgebied of specifieke deskundigheid op gebied van cardiologie/hart- en vaatziekten en professionals met specifieke deskundigheid op gebied van diëtetiek/voeding bij cardiologie/hart- en vaatziekten na goedkeuring van het bestuur.

1b Lid worden
Men kan lid worden door het invullen van het inschrijfformulier op de website nwdc.nl of via een schriftelijk aanvraag via de secretaris. Vanaf 1 januari 2021 kan lid worden alleen via de website. Aangevraagde lidmaatschappen moeten worden goedgekeurd door het bestuur. Het lidmaatschap kan op elk moment van het jaar ingaan. Indien het lidmaatschap ingaat voor 1 juli is de gehele contributie verschuldigd en vanaf 1 juli is de helft van de contributie verschuldigd, tenzij door het bestuur anders wordt beslist.

1c Opzegging
Het lidmaatschap kan alleen tegen het einde van het boekjaar schriftelijk worden opgezegd via de website (annuleren van het lidmaatschap) of via de secretaris met een opzegtermijn van één maand. Indien het lidmaatschap in de loop van het boekjaar wordt opgezegd, blijft de jaarlijkse contributie verschuldigd, tenzij door het bestuur anders wordt beslist.

1d Overdraagbaarheid lidmaatschap
Het lidmaatschap is op persoonlijke titel en kan alleen worden overgedragen binnen eenzelfde organisatie door het uitschrijven van het opzeggende lid en inschrijven van het nieuwe lid. Hiermee gaat het nieuwe lid een betalingsverplichting aan voor de contributie voor het lopende boekjaar, tenzij het bestuur anders beslist, bijvoorbeeld wanneer het opzeggende lid al de contributie voor het lopende boekjaar heeft betaald.
Indien meerdere personen uit eenzelfde organisatie lid zijn, gaan zij afzonderlijk een betalingsverplichting aan van de contributie en kunnen zij geen lidmaatschap delen.

1e Hoogte contributie
De hoogte van de contributie wordt vastgesteld op de ALV en kan alleen op een ALV worden gewijzigd zoals in de statuten genoemd. Indien er op de algemene ledenvergadering geen nieuwe contributie wordt bepaald, dan blijft de hoogte van de contributie hetzelfde voor het volgende boekjaar.
Voor de hoogte van de contributie wordt geen onderscheid gemaakt tussen NVD-leden en niet NVD-leden. Het bestuur houdt zich voorbehouden om voor actieve leden een korting in de contributie in te stellen t.o.v. niet actieve leden.

1f Wanbetaling
Bij het niet voldoen van de contributie na minimaal twee herinneringen, kan het bestuur het lidmaatschap opzeggen namens de vereniging. In beginsel is er geen teruggave van contributie mogelijk, tenzij er sprake is van overmacht waardoor het lid niet langer kan deelnemen aan de vereniging. Dit is aan het bestuur om te beoordelen.

1g Ereleden
De vereniging kan personen die een bijzondere bijdrage aan de vereniging hebben geleverd bedanken door hen te benoemen tot Erelid. Het bestuur maakt een selectie van aangedragen personen. Tijdens de ALV worden deze personen voorgedragen en wordt er besloten door middel van stemming of deze personen benoemd worden tot Ereleden. Ereleden hebben spreekrecht op de ALV, maar geen stemrecht. Ereleden zijn vrijgesteld van contributie.

Artikel 2 Structuur van de vereniging

Sinds 2018 kent de vereniging verschillende subwerkgroepen waarin elk lid geacht wordt een actieve bijdrage te leveren aan één van de subwerkgroepen. De leden zijn vrij om zelf te kiezen voor een subwerkgroep mits de verdeling van leden over de werkgroepen evenwichtig is. Indien onevenwichtige aantal leden in werkgroepen dreigen te ontstaan, kan het bestuur subwerkgroepen toewijzen aan leden.
Onderwerpen en vragen uit het werkveld en andere organisaties worden toegewezen aan de meest geschikte subwerkgroep. Onderwerpen of vraagstukken die niet door een subwerkgroep of bestuur kunnen worden opgepakt, worden toegewezen aan één of meerdere leden buiten de subwerkgroepen om en kunnen mogelijk in aanmerking komen voor een financiële vergoeding i.o.m. het bestuur.

Artikel 3 Het Bestuur

Het bestuur bestaat uit minimaal drie leden, te weten een voorzitter, een secretaris en een penningmeester. Daarnaast kan het bestuur bestaan uit een vicevoorzitter, vicesecretaris, vicepenningmeester en algemene bestuursleden. Het bestuur bestaat maximaal uit 7 personen. Alleen leden kunnen bestuurslid zijn.
Indien het bestuur onder het minimale aantal leden komt, blijft het bestuur bevoegd, maar moet er wel zo snel mogelijk een ALV belegd worden om nieuwe bestuursleden te benoemen om weer tot een minimum van 3 bestuursleden te komen.
Bestuursleden worden benoemd voor een periode van 3 jaar. Zij kunnen eenmaal worden herbenoemd. Het bestuur is vrij om de bestuurstaken naar eigen inzicht te verdelen over de bestuursfuncties.

Artikel 4 Taken en bevoegdheden van ALV, bestuur en bestuursleden en kascommissie

De ALV:
Neemt alle besluiten die aan haar zijn voorbehouden in de statuten.
Kan voor bepaalde tijd werkgroepen/projectgroepen in het leven roepen.

Het bestuur:
Bestuurt en vertegenwoordigt de vereniging.
Neemt bestuursbesluiten m.b.t. onder andere in te zetten middelen, faciliteiten en dienstverleners en donateurs.
Kan voor bepaalde tijd werkgroepen/projectgroepen in het leven roepen. Deze groepen worden ontbonden na financiële afrekening met de penningmeester (zo nodig) en na decharge verlening van het bestuur.
Beslist over uitgaven van de vereniging.
Is bevoegd om vergoedingen aan te passen na goede argumentatie.
Handelt binnen de gestelde kaders vastgelegd in onder andere de jaarbegroting en de projectbudgetten.

De voorzitter:
Heeft algemene leiding van de vereniging.
Vertegenwoordigt de vereniging naar buiten toe.
Geeft leiding aan het bestuur.
Is het eerste aanspreekpunt voor externe vragen.
Stelt in overleg met de secretaris de agenda voor elke vergadering op.
Leidt de bestuursvergaderingen en de jaarvergadering.
Ziet er op toe dat beslissingen worden genomen in overeenstemming met de statuten en dit huishoudelijk reglement.
Coördineert en stuurt activiteiten.
Ziet er op toe dat bestuursleden hun taken naar behoren vervullen en spreekt hen hierop aan indien dit niet het geval lijkt.
Onderhoudt de contacten met werk/projectgroepen over de voortgang van de werkzaamheden.

De vicevoorzitter:
Vervangt de voorzitter bij diens afwezigheid.
Ondersteunt de voorzitter bij zijn/haar taken.
Kan in samenspraak met het bestuur de taken van de voorzitter delen.

De penningmeester:
Voert de financiële administratie.
Is verantwoordelijk voor het innen van de contributie bij leden.
Waarborgt de continuïteit van de financiële administratie, met name in geval van opvolging.
Stelt financiële overzichten op.
Maakt het financiële gedeelte van het jaarverslag.
Beheert de kas, de bankrekeningen en de eventuele spaarrekeningen.
Begroot inkomsten en uitgaven.
Beoordeelt of gedane uitgaven en declaraties vallen binnen de jaarbegroting en/of de in bestuursvergaderingen gemaakte afspraken.
Onderhoudt contacten met sponsoren en subsidieverstrekkers.

De vicepenningmeester:
Vervangt de penningmeester bij diens afwezigheid.
Ondersteunt de penningmeester bij zijn/haar taken.
Kan in samenspraak met het bestuur de taken van de penningmeester delen.

De secretaris:
Maakt van elke vergadering een verslag waarin minimaal vermeld:
- De datum en plaats van de vergadering.
- De aanwezige en afwezige (bestuurs-)leden.
- De verleende volmachten.
- De genomen besluiten.
Maakt een samenvatting van de vergaderverslagen voor de externe communicatie (pers, website e.d.).
Is het eerste aanspreekpunt voor vragen binnen de vereniging.
Is verantwoordelijk voor het up to date houden van de ledenadministratie.
Ontvangt alle binnenkomende post, rechtstreeks of via andere bestuursleden.
Neemt kennis van en behandelt de post, schakelt waar nodig andere bestuursleden in om de post te behandelen en verzorgt de daaruit voortvloeiende correspondentie.
Archiveert alle relevante documenten en zorgt ervoor dat de informatie voor het bestuur beschikbaar is.

De vicesecretaris:
Vervangt de secretaris bij diens afwezigheid.
Ondersteunt de secretaris bij zijn/haar taken.
Kan in samenspraak met het bestuur de taken van de secretaris delen.

De kascommissie:
De kascommissie houdt toezicht en controle op de financiële zaken binnen de vereniging en controleert hiertoe de penningmeester.
In de kascommissie hebben twee leden zitting die niet in het bestuur zitten.
De leden worden benoemd in de ALV of gevraagd op persoonlijke titel.
De kascommissie bestaat bij voorkeur uit één lid van het afgelopen jaar en uit één nieuw lid.
De kascommissie controleert en heeft het recht tot goed- of afkeuren van de begroting, de jaarrekening en de uitgekeerde declaraties.

Artikel 5 Procedure benoeming bestuur

Ontstaat een vacature dan kunnen nieuwe kandidaten zich melden bij de secretaris na een daartoe gedane oproep. Deze oproep moet in ieder geval kenbaar zijn gemaakt aan alle leden van de vereniging. Nieuwe bestuursleden worden benoemd door de ALV, bij acclamatie door de voorzitter of na schriftelijke verkiezing.
Kandidaat bestuursleden moeten in persoon ter vergadering aanwezig zijn, dan wel een schriftelijke bereidverklaring aan de voorzitter hebben gestuurd.

Artikel 6 Besluiten van de ALV

Alle leden hebben toegang tot de ALV en hebben stemrecht bij besluiten die aan de ALV worden voorgelegd. Ieder lid heeft één stem.
Indien een lid niet aanwezig kan zijn op een ALV mag er gestemd worden via een volmacht. Het formulier voor een volmacht is ten alle tijden op te vragen bij het bestuur. Elke stemgerechtigde kan maximaal voor 2 leden als gevolmachtigde optreden.
Besluiten worden na agendering tijdens een ALV genomen.
Besluiten worden genomen met enkelvoudige meerderheid van stemmen, met uitzondering van in de statuten en dit huishoudelijk reglement beschreven uitzonderingssituaties.
Is een voorstel geagendeerd en verzoekt geen der aanwezige leden tot stemming, dan wordt gerekend dat het voorstel is aangenomen. Staken de stemmen dan is het voorstel verworpen. Staken de stemmen bij verkiezing van personen dan beslist het lot.

Artikel 7 Ledenvergaderingen

De vereniging houdt tenminste eenmaal per jaar een jaarvergadering. Verder vergadert de vereniging indien het bestuur hiertoe het initiatief neemt, of indien 10% of meer leden hierom verzoeken.
Vergaderingen waartoe een verzoek is ingediend, worden zo snel mogelijk gehouden in samenspraak met de aanvragende leden, maar binnen een termijn van 4 weken.
Het bestuur is gemachtigd te beslissen de ALV niet lijfelijk maar online te organiseren.

Artikel 8 Besluiten van het bestuur

Ieder bestuurslid heeft één stem.
Minimaal twee bestuursleden kunnen besluiten nemen die geen uitstel kunnen velen, en stellen de overige bestuursleden bij eerste gelegenheid op de hoogte van dergelijke besluiten.
Besluiten worden na agendering tijdens een bestuursvergadering genomen. Voor het nemen van een geldig besluit moeten er minimaal twee bestuursleden deelnemen aan de vergadering of een schriftelijke volmacht hebben afgegeven.
Besluiten worden genomen met enkelvoudige meerderheid van stemmen, met uitzondering van in de statuten en dit huishoudelijk reglement beschreven uitzonderingssituaties.
Is een voorstel geagendeerd en verzoekt geen der aanwezige bestuursleden tot stemming, dan wordt gerekend dat het voorstel is aangenomen. Staken de stemmen dan is het voorstel verworpen. Staken de stemmen bij verkiezing van personen dan beslist het lot.

Artikel 9 Vergaderingen van het bestuur

Het bestuur vergadert tenminste 4 maal per jaar. Verder vergadert het bestuur indien de voorzitter hiertoe het initiatief neemt, of indien één of meer bestuursleden hierom verzoeken. Bestuursleden kunnen vacatiegeld declareren per deelgenomen vergadering. (zie ook artikel 14a)

Artikel 10 De agenda en notulen

(Bestuurs-)leden kunnen voor de vergadering agendapunten bij de secretaris inbrengen. De secretaris stelt de concept agenda op.
De secretaris mailt de conceptagenda uiterlijk 1 dag voor aanvang van de vergadering door.
Aan het begin van elke vergadering wordt de agenda definitief vastgesteld. (Bestuurs-)leden hebben hierbij de mogelijkheid punten aan de agenda toe te voegen, kunnen voorstellen punten te schrappen of door te schuiven naar een volgende vergadering en kunnen voorstellen de volgorde van agendapunten te wijzigen.
De secretaris zorgt voor vastlegging van de besluiten genomen in de vergadering in conceptnotulen.
De opgestelde conceptnotulen worden op de eerstvolgende vergadering besproken en vastgesteld.

Artikel 11 Inbreng tijdens de bestuursvergadering

Van bestuursleden wordt een actieve inbreng verwacht.
Ideeën van bestuursleden zijn welkom en worden besproken tijdens de vergadering of doorgeschoven naar een volgende vergadering.
Het bestuur kan de voorzitter vragen andere personen dan bestuursleden toe te laten tot de vergadering. Deze personen hebben geen stemrecht. De voorzitter neemt een beslissing over de toelating.

Artikel 12 Communicatie

Het bestuur onderkent het belang van goede communicatie met:

• De leden.
• Donateurs, sponsoren.
• Officiële instanties zoals de bank, kamer van koophandel, overheid.
• Ondersteunende diensten zoals boekhouden en website ontwikkeling.
• Landelijke organisaties zoals de NVD, nascholingsorganisaties en andere netwerkorganisaties.
• Externe partijen ten behoeve van samenwerking.
• De media.
• Patiënten.

Alle communicatie met externe partijen loopt via het bestuur of de aangewezen bestuursleden hiervoor. Het bestuur is gemachtigd om binnen de vereniging werkgroepen of bepaalde leden aan te wijzen om namens de vereniging de communicatie te voeren met bepaalde externe partijen.
De communicatie met leden wordt onderhouden door nieuwsbrieven, jaarvergaderingen en waar nodig met persoonlijk contact. Het contact met patiënten loopt via het bestuur of via de aangewezen bestuursleden. Het bestuur is gemachtigd om hiervoor werkgroepen of bepaalde leden aan te wijzen.

Artikel 13 Inkomsten: contributie, donaties, subsidies

Alle leden betalen jaarlijkse contributie. De hoogte van de contributie wordt jaarlijks vastgesteld door de ALV (zie ook artikel 1). De inning van de contributie vindt plaats onder verantwoordelijkheid van het bestuur, in het bijzonder de (vice)penningmeester.
Te ontvangen subsidies kunnen uitsluitend worden aangevraagd na goedkeuring door het bestuur, hierbij is duidelijk aangegeven welke eventuele verplichtingen er voor de vereniging aan de te ontvangen subsidie zijn verbonden.
Kleine, eenmalige of periodieke donaties worden standaard gestort op de bankrekening van de vereniging. De vereniging heeft geen “contante” kas.

Artikel 14 Uitgaven en declaraties

14a Onkostenvergoeding bestuursleden
Bestuursleden kunnen privé gedane of voorgeschoten uitgaven en reiskosten auto of reiskosten openbaar vervoer declareren. Reiskosten auto en openbaar vervoer kunnen door bestuursleden worden gedeclareerd voor alle reizen die gemaakt worden ten behoeve van vergaderingen of bijwonen van vooraf vastgestelde bijeenkomsten of scholingen.
Reiskosten auto worden berekend op basis van het aantal gereden kilometers volgens de ANWB routeplanner en bedraagt 19 cent per kilometer. Reizen met openbaar vervoer wordt vergoed op basis van bus/tram/metrotickets en trein 2e klas. Taxi’s worden in principe niet vergoed, alleen wanneer echt nodig is en in overleg met het overige bestuur.

Bestuursleden kunnen vacatiegeld te declareren, ter hoogte van €35,- per deelgenomen bestuurs- of jaarvergadering die minimaal een tijdsinvestering van 2 uur heeft gevraagd. Meerdere kortere bestuursvergaderingen mogen qua tijd opgeteld worden om tot 2 uur tijdsinvestering te komen, ongeacht of deze vergadering online, telefonisch of ter plaatse is. Voor declaraties van vacatiegeld kan het “onkostenvergoeding” formulier gebruikt worden. Het bestuur is gemachtigd om de hoogte van het vacatiegeld aan te passen aan de landelijke norm.

Voor declaraties wordt het standaardformulier “onkostenvergoeding” of “reiskostenvergoeding” gehanteerd, zoals opgesteld door de penningmeester. Voor het declareren van reiskosten openbaar vervoer, onkosten en telefoonkosten dienen bonnen/tickets/facturen als bewijsvoering te worden ingediend bij het declaratieformulier. Voor het declareren van gereden kilometers is geen bewijsvoering nodig.

14b Onkostenvergoeding leden
Leden kunnen kosten die gemaakt worden voor een project of opdracht t.b.v. de vereniging declareren, mits ze vooraf toestemming hebben van het bestuur. Kosten voor scholingen en symposia en dergelijke kunnen vergoed worden voor zowel bestuursleden als leden wanneer vooraf toestemming is verleend door het bestuur. Voorwaarde is dat er een terugkoppeling/verslaglegging gedaan wordt van de inhoud van de scholing/symposium naar de overige leden.
Om een eerlijke verdeling te bewerkstelligen van leden die op kosten van de vereniging naar scholingen, symposia en dergelijke gaan, wordt hiervan een registratie bijgehouden.

Reiskosten auto en openbaar vervoer kunnen door de leden worden gedeclareerd wanneer zij een project of opdracht uitvoeren t.b.v. de vereniging en vooraf toestemming hebben van het bestuur. Reiskosten worden berekend op basis van het aantal gereden kilometers volgens de ANWB routeplanner en bedraagt 19 cent per kilometer. Reizen met openbaar vervoer wordt vergoed op basis van bus/tram/metrotickets en trein 2e klas. Taxi’s worden in principe niet vergoed, alleen wanneer echt nodig en in overleg met bestuur.
Voor declaraties wordt het standaardformulier “onkostenvergoeding” of “reiskostenvergoeding” gehanteerd, zoals opgesteld door de penningmeester. Voor het declareren van reiskosten en onkosten dienen bonnen/tickets/facturen zo mogelijk als bewijsvoering te worden ingediend bij het declaratieformulier. Voor het declareren van gereden kilometers is geen bewijsvoering nodig.

14c Onkostenvergoeding groot project (buiten de werkgroepen om)
Voor projecten of opdrachten die niet bij een werkgroep kunnen worden neergelegd en een substantieel grote tijdsinvestering vergen, kan het bestuur een extra vergoeding instellen. Hiervoor zijn de volgende criteria vastgesteld:
- Het moet gaan om een geschatte tijdsinvestering vanaf 6 uur per lid in 2 weken of korter.
- De hoogte van de vergoeding wordt vooraf vastgesteld door de penningmeester en goedgekeurd door het bestuur.
- De minimale vergoeding is €20,- en maximale vergoeding is €60,- per lid. Hierbij wordt uitgegaan van ongeveer 10 euro per 3 uur werk.
- Eventuele meer uren worden alleen vergoed na overleg met penningmeester en/of bestuur.
Het bestuur is gemachtigd om onderbouwd af te wijken van deze criteria of de vergoeding aan te passen.

Artikel 15 Wijzigingen

In het Huishoudelijk Reglement kunnen slechts wijzigingen worden aangebracht bij een besluit van de ALV, genomen met meerderheid van stemmen.
Wijzigingen in de statuten moeten worden aangenomen met twee/derde meerderheid van stemmen, hiervoor is geen quorum ( minimum vereist aantal leden) gesteld in de statuten. Het bestuur houdt zich voorbehouden hiervoor alsnog een quorum voor vast te stellen.
Een voorstel tot wijziging kan door ieder lid van de vereniging worden gedaan. Dit voorstel dient ten minste twee weken voor de ALV schriftelijk ingediend te zijn. Het bestuur bevestigt schriftelijk de ontvangst. Het bestuur geeft een motivatie over het wel of niet plaatsen van het wijzigingsvoorstel op de agenda van de ALV.

Artikel 16 Slotbepaling

In gevallen waarin de wet, de statuten en dit huishoudelijk reglement niet voorziet, beslist de voorzitter. Dit reglement wordt gepubliceerd op de website van de vereniging.